Como escolher o sistema de loja e varejo ideal

Escolher o sistema de loja errado para o perfil do seu negócio custa caro. Além do valor do software, a implantação de um sistema de gestão de varejo consome tempo da sua equipe, ocasiona problemas operacionais e vai estagnar a estratégia de aprimoramento de gestão. Por isto vale investir um pouco mais na hora de pesquisar e escolher o fornecedor de sistemas ideal para seu comércio.
Não importa se você é leigo em tecnologia ou se domina a área. Abaixo vamos lhe ajudar com um guia para acertar de vez na escolha do seu sistema comercial.
Vamos dividir esta avaliação em quatro pilares:
- Funcionalidades
- Tecnologia
- Preço
- Atendimento
Para lhe ajudar criamos esta planilha com as funcionalidades mais comuns de um sistema comercial.
Baixe a planilha gratuita de funcionalidades, com uma lista completa dos principais recursos que um sistema de loja deve atender. Converse com os fornecedores, anote e, ao final, compare e escolha.
1- Funcionalidades para Sistema de Loja
As empresas têm necessidades em comum, mas também possuem suas peculiaridades. Aqui vão dois exemplos: emissão de nota fiscal é comum, mas solicitar CPF no cupom fiscal é específico para alguns estados, como São Paulo. Já uma loja de moda precisa de tamanho e cor na variação de produtos, enquanto que uma ótica precisa controlar o grau da lente e o processo de encomenda junto ao fornecedor.
Sendo assim, faça uma lista detalhada das funcionalidades que deseja: reúna sua equipe e liste tudo. Depois, verifique em cada um dos itens se o fornecedor que participa do processo de orçamento lhe atende ou não. Classifique cada item da lista em “necessário”, quando não pode faltar, e “desejável”, quando é interessante, mas é possível viver sem. Talvez nenhum fornecedor lhe atenda 100%, então decida com base no que atende o maior número de funções “necessárias”.
Divida em módulos ou áreas e liste os recursos, como no exemplo abaixo. Este é um modelo bem simples, é interessante sua pesquisa ser bem mais detalhada.
Clientes
- Cadastro completo
- Limite de crédito
- Bloqueio por inadimplência
Estoque
- Fotos dos produtos
- Divisão em categoria
- Grade de produtos (cor e tamanho)
- Estoque mínimo e alerta de compras
- Impressão de etiquetas com código de barras
- Inventário com coletor de dados
- Controle de promoções
Financeiro
- Organização das contas a receber e a pagar
- Conciliação bancária
- Conciliação com cartão de crédito
- Fluxo de caixa diário
Faturamento
- Pré-venda, orçamento, cupom fiscal
- NF-e, NFC-e, SAT-CF-e, TEF
- Controle de comissões
- Integração com cartão de crédito
Serviços
- Ordem de serviço com controle por status
- Apontamento de horas
- Controle de serviços de terceiros
Redes e Franquias
- Visão centralizada ou por loja da posição de estoque
- Cadastro compartilhado de clientes
- Transferência e integração entre as unidades.
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2 – Tecnologia para Sistema de Loja
Por volta de 2010, a tendência dos sistemas de gestão passou a ser online ou “na nuvem”. Isto significa que o software não está mais instalado na sua empresa, mas em um conjunto de servidores potentes que é acessado pela internet. Trata-se de um marco importante na tecnologia utilizada para criação dos sistemas de gestão.
As principais vantagens são:
- Segurança dos dados
- Estabilidade e performance
- Menor custo de aquisição e evolução garantida
Então a dica de tecnologia é: o sistema deve ser WEB e Online, na Nuvem.
+ Quer saber mais sobre isto e entender as vantagens? Leia aqui
3 – Preço do sistema de loja e comércio
Duas cobranças são comuns na aquisição de um software de gestão de lojas: implantação e manutenção mensal.
- A implantação cobre os custos de análise do seu cenário e configuração personalizada, além do treinamento da equipe. Alguns softwares muito simples não têm serviço de implantação, o que significa que sua equipe terá que aprender e investir um esforço alto de aprendizado. Nos softwares mais completos esta modalidade não existe, a implantação vai garantir que sua empresa vá utilizar o serviço da melhor forma no menor tempo.
- A manutenção é uma cobrança mensal, que viabiliza a evolução do sistema: funcionalidades, tecnologia e o atendimento às dúvidas de uso do dia a dia.
Escolha um sistema compatível com seu bolso, mas desconfie de preços muito abaixo do mercado ou até mesmo da ausência de cobrança. Não tem milagre, o que investir é o que terá de retorno, é claro, com algumas variações devido à competência do fornecedor em usar da melhor forma os recursos.
4 – Atendimento para Sistema de Loja
Sua empresa vai precisar de atendimento em diversos momentos. Já começando na qualidade do comercial em esclarecer as suas dúvidas e projetar o melhor cenário para sua empresa. Depois vem o processo de implantação e, por fim, o atendimento da equipe de suporte. Verifique se há:
- Consultoria de implantação
- Atendimento por telefone com especialistas
- Atendimento por escrito
- Se executam acesso remoto a suas máquinas quando necessário
Fale com pelo menos dois clientes, pois é a única forma de garantir que o atendimento está na qualidade que deseja.
Então, mãos à obra e boa escolha!
Escolher o sistema de loja e varejo ideal exige planejamento, muita pesquisa e análise de informações. Optar, na hora da definição do fornecedor, apenas pelo preço ou algumas funcionalidades pode sair caro no futuro, causando grande demanda de customizações e correções que com certeza encarecerão o processo. O ideal é definir uma empresa de confiança, com bons cases e que ofereçam suporte técnico adequado à necessidade da sua loja.
Passo a Passo para escolher o sistema certo para sua loja:
- Defina as funcionalidades que sua loja precisa
- Classifique cada item como “necessário” (não vive sem) ou “desejável” (seria bom, mas não obrigatório)
- Encontre os principais fornecedores
- Crie uma coluna na planilha para cada fornecedor que participar do processo, e marque as funcionalidades que o sistema dele atende
- Ao final, negocie apenas com os melhores classificados
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