Como escolher o sistema de loja e varejo ideal

Escolher o sistema de loja errado para o perfil do seu negócio custa caro. Além do valor do software, a implantação de um sistema de gestão de varejo consome tempo da sua equipe, ocasiona problemas operacionais e vai estagnar a estratégia de aprimoramento de gestão. Por isto vale investir um pouco mais na hora de pesquisar e escolher o fornecedor de sistemas ideal para seu comércio.

Não importa se você é leigo em tecnologia ou se domina a área. Abaixo vamos lhe ajudar com um guia para acertar de vez na escolha do seu sistema comercial.

Vamos dividir esta avaliação em quatro pilares:

• Funcionalidades

• Tecnologia

• Preço

• Atendimento

Para lhe ajudar criamos esta planilha com as funcionalidades mais comuns de um sistema comercial.

Baixe a planilha gratuita de funcionalidades, com uma lista completa dos principais recursos que um sistema de loja deve atender. Converse com os fornecedores, anote e, ao final, compare e escolha.

1- Funcionalidades para Sistema de Loja

As empresas têm necessidades em comum, mas também possuem suas peculiaridades.  Aqui vão dois exemplos: emissão de nota fiscal é comum, mas solicitar CPF no cupom fiscal é específico para alguns estados, como São Paulo. Já uma loja de moda precisa de tamanho e cor na variação de produtos, enquanto que uma ótica precisa controlar o grau da lente e o processo de encomenda junto ao fornecedor.

Sendo assim, faça uma lista detalhada das funcionalidades que deseja: reúna sua equipe e liste tudo. Depois, verifique em cada um dos itens se o fornecedor que participa do processo de orçamento lhe atende ou não. Classifique cada item da lista em “necessário”, quando não pode faltar, e “desejável”, quando é interessante, mas é possível viver sem. Talvez nenhum fornecedor lhe atenda 100%, então decida com base no que atende o maior número de funções “necessárias”.

Divida em módulos ou áreas e liste os recursos, como no exemplo abaixo. Este é um modelo bem simples, é interessante sua pesquisa ser bem mais detalhada.

Clientes

• Cadastro completo

• Limite de crédito

• Bloqueio por inadimplência

Estoque

• Fotos dos produtos

• Divisão em categoria

• Grade de produtos (cor e tamanho)

• Estoque mínimo e alerta de compras

• Impressão de etiquetas com código de barras

• Inventário com coletor de dados

• Controle de promoções

Financeiro

• Organização das contas a receber e a pagar

• Conciliação bancária

• Conciliação com cartão de crédito

• Fluxo de caixa diário

Faturamento

• Pré-venda, orçamento, cupom fiscal

• NF-e, NFC-e, SAT-CF-e, TEF

• Controle de comissões

• Integração com cartão de crédito

Serviços

• Ordem de serviço com controle por status

• Apontamento de horas

• Controle de serviços de terceiros

Redes e Franquias

• Visão centralizada ou por loja da posição de estoque

• Cadastro compartilhado de clientes

• Transferência e integração entre as unidades.

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2 – Tecnologia para Sistema de Loja

Por volta de 2010, a tendência dos sistemas de gestão passou a ser online ou “na nuvem”. Isto significa que o software não está mais instalado na sua empresa, mas em um conjunto de servidores potentes que é acessado pela internet. Trata-se de um marco importante na tecnologia utilizada para criação dos sistemas de gestão.

As principais vantagens são:

• Segurança dos dados

• Estabilidade e performance

• Menor custo de aquisição e evolução garantida

 Então a dica de tecnologia é: o sistema deve ser WEB e Online, na Nuvem.

+ Quer saber mais sobre isto e entender as vantagens? Leia aqui

 

3 – Preço do sistema de loja e comércio

Duas cobranças são comuns na aquisição de um software de gestão de lojas: implantação e manutenção mensal.

• A implantação cobre os custos de análise do seu cenário e configuração personalizada, além do treinamento da equipe. Alguns softwares muito simples não têm serviço de implantação, o que significa que sua equipe terá que aprender e investir um esforço alto de aprendizado. Nos softwares mais completos esta modalidade não existe, a implantação vai garantir que sua empresa vá utilizar o serviço da melhor forma no menor tempo.

• A manutenção é uma cobrança mensal, que viabiliza a evolução do sistema: funcionalidades, tecnologia e o atendimento às dúvidas de uso do dia a dia.

Escolha um sistema compatível com seu bolso, mas desconfie de preços muito abaixo do mercado ou até mesmo da ausência de cobrança. Não tem milagre, o que investir é o que terá de retorno, é claro, com algumas variações devido à competência do fornecedor em usar da melhor forma os recursos.

 

4 – Atendimento para Sistema de Loja

Sua empresa vai precisar de atendimento em diversos momentos. Já começando na qualidade do comercial em esclarecer as suas dúvidas e projetar o melhor cenário para sua empresa. Depois vem o processo de implantação e, por fim, o atendimento da equipe de suporte. Verifique se há:

• Consultoria de implantação

• Atendimento por telefone com especialistas

• Atendimento por escrito

• Se executam acesso remoto a suas máquinas quando necessário

Fale com pelo menos dois clientes, pois é a única forma de garantir que o atendimento está na qualidade que deseja.

 

Então, mãos à obra e boa escolha!

Escolher o sistema de loja e varejo ideal exige planejamento, muita pesquisa e análise de informações. Optar, na hora da definição do fornecedor, apenas pelo preço ou algumas funcionalidades pode sair caro no futuro, causando grande demanda de customizações e correções que com certeza encarecerão o processo. O ideal é definir uma empresa de confiança, com bons cases e que ofereçam suporte técnico adequado à necessidade da sua loja.

Passo a Passo para escolher o sistema certo para sua loja:

1. Defina as funcionalidades que sua loja precisa
2. Classifique cada item como “necessário” (não vive sem) ou “desejável” (seria bom, mas não obrigatório)
3. Encontre os principais fornecedores
4. Crie uma coluna na planilha para cada fornecedor que participar do processo, e marque as funcionalidades que o sistema dele atende
5. Ao final, negocie apenas com os melhores classificados

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